Was sind Ihre ersten Schritte, wenn Sie in neue Technologie investieren möchten? Ganz gleich, ob es sich um ein privates Smartphone handelt oder aber um eine essentielle Software für Ihr Unternehmen – die meisten Menschen werden wohl zunächst im Internet recherchieren. Wenn man „ERP“ als Suchwort in Google eingibt, bekommt man 563 Millionen Ergebnisse. Eine derartige Produktauswahl, bei der alle Produkte dem Anschein nach dieselben Funktionen und Features haben, ist nicht gerade der beste Ausgangspunkt, um eine erste Auswahl zu treffen.
Ich habe das Glück, dass ich im Laufe meiner Karriere in verschiedenen Industriezweigen gearbeitet habe, von Finanz- und Bankwesen, über IT bis hin zu Luftfahrt, Gesundheitswesen, Telekommunikation und Elektronik. Ich würde in diesem und den folgenden zwei Beiträgen zu diesem Thema gerne einige meiner Erfahrungen mit Ihnen teilen und Ihnen ein paar Richtlinien für die Auswahl von Software und die wichtigsten Kriterien, mit Hilfe der man die Produktauswahl auf eine überschaubare Liste reduzieren kann, geben.
- ERP-Anbieter: Referenzen und Anbietersolidität
Es ist sehr wichtig, dass man die langfristige Solidität des potenziellen Händlers gut untersucht und bewertet. Im ersten Schritt geht es also darum, die Zahl von möglichen Anbietern auf eine überschaubare Zahl zu reduzieren. Ein guter Zielwert ist hier: maximal 20 Anbieter. Als Nächstes schauen Sie sich dann jedes dieser Unternehmen etwas genauer an, insbesondere mit Hinblick auf dessen Ruf und dessen Branchenwissen. Keelings Knowledge, ist zum Beispiel,Experte für Frischwaren, da das Unternehmen ursprünglich aus dieser Branche stammt .
Die wichtigsten Fragen, die Sie stellen sollten, sind: Wie lange gibt es diesen Anbieter schon? Wer sind seine Kunden? Wie zuverlässig ist das Unternehmen? Wie häufig bringt er ein neues Release raus? Ist der Anbieter ein Nischen-KMU oder kann er Ihnen auch die Enterprise-Funktionen – und die Integration –, die Sie benötigen, bieten?
- Support für Ihr ERP-System
Guter Support ist in allen Phasen eines Projektes wichtig, insbesondere während Evaluierung, Projektplanung, Gap-Analyse, Implementierung, Konfiguration und in der Phase gleich nach dem Go-Live. Im Rahmen der Kaufprüfung ist es besonders wichtig, herauszufinden, ob das Support-Team des potentieller Verkäufers auch wirklich die Ressourcen hat, Anfragen in angemessener Zeit zu beantworten. Das gilt vor allem, wenn Sie ein bestimmtes Zeitziel im Vertrag vereinbart haben. Sie sollten auch prüfen, ob eine Wartungsgebühr anfällt oder ob das SLA beispielsweise garantiert, dass Probleme mit hoher Priorität innerhalb von 24 Stunden behoben werden.
Dies ist definitiv Teil des Verkaufsgesprächs: Befragen Sie Ihren Anbieter zu seinen SLAs mit Kunden Ihrer Größenordnung. Einige Anbieter geben möglicherweise auch bekannt, wie viele Mitarbeiter im Support arbeiten. Bei Keelings Knowledge sind beispielsweise 25% unseres Teams im Support und von 08:00 und 19:00 Uhr mitteleuropäischer Zeit erreichbar. Finden Sie auch heraus, wo der Support sitzt, also ob er Onshore, Nearshore oder Offshore ist. Keelings Knowledge bietet beispielsweise während des Go-Live Unterstützung vorort. Hierzu gehört bei uns, dass Ihnen unser Team mit speziell ausgewählten Software-Ingenieuren vorort zur Seite steht, um alle Probleme umgehend anzugehen und jegliche Ausfallzeiten zu vermeiden.
Ein weiterer Punkt, den es sich zu überprüfen lohnt, sind die Kommunikationskanäle, die Ihnen zur Verfügung stehen:Verfügt der Anbieter über ein Portal, eine direkte Telefondurchwahl oder spezielle Ansprechspartner im Falle einer Eskalation?
- Dokumentation, Hilfsmaterialien und Schulung für das ERP
Hier kommen wir jetzt zu den feineren Details, wie sich Konkurrenten voneinander unterscheiden. Künftige Anbieter bieten diese Informationen wahrscheinlich nur auf Anfrage, da dies jede Funktion des Produkts und wie Sie die Anwendung benutzen, beschreibt. Welche Informationen können Sie online über ein Portal abrufen bevor Sie zum Telefon greifen müssen, um den Support des Händler zu kontaktieren? Hier geht es um Hilfestellungen wie Benutzerhandbücher, Online-Hilfe oder Artikel in einer Wissensbasis bis hin zu einem Online-Servicedesk, dessen Mitarbeiter Ihnen schnell dabei helfen können, ein Problem, das Sie gerade entdeckt haben, zu beheben.
Ein weiterer Punkt, der zu prüfen ist, ist, ob der Verkäufer auf Wunsch Schulungen für Anwender anbietet und welche Art von Schulung dies sind: Ist die Schulung online, im Klassenzimmer oder eine Kombination der beiden? Für welche Benutzergruppen – wie z.B. Admin, Super-User und Endbenutzer – ist die Schulung konzipiert?
- Basistechnologie & zukünftige Skalierbarkeit der ERP-Plattform
Die Beurteilung der ERP-Plattform als solche ist sehr wichtig. Wir beobachten, dass Kunden in unserer Branche, dem Frischehandel, immer mehr davon abkommen, bestimmte Handgeräte, die mit Dockingstationen verbunden werden, zu benutzen. Stattdessen nutzen sie lieber standardmäßige mobile Geräte mit einer entsprechenden App oder ganz einfach den Zugriff über Web-Anwendungen, die über drahtlose Verbindungen in Echtzeit bereitgestellt werden.
Zwingt Ihre gewählte ERP-Software den Lagerleiter dazu, sein altes, klobiges, unflexibles Gerät zu benutzen oder kann er einfach seinen Tablet-PC benutzen? Kompatibilität mit mobilen Plattformen wie Android, iOS und Windows Mobile sollte ein weiteres Kriterium sein, das Ihr Anbieter unbedingt erfüllen muss.
- Qualitätsmerkmale für ERP
Das Thema Qualität bedarf eigentlich keiner weiteren Erklärung. Aber die Rolle, die Qualität bei Ihrem Anbieter spielt, sagt auch viel darüber aus, was die Zukunftsperspektiven eines Anbieters sind. Hat der Anbieter eine eigene Abteilung für Qualitätssicherung sowie eine etablierte QS-Strategie und -Vorgehensweise? Wie häufig gibt es kleinere und größere Patch-Releases? Statt nur auf den Preis zu schauen, sollten Sie ein besonderes Augenmerk auf die Qualität der Anwendung und der Kundenbetreuung legen. Anbieter mit dem niedrigsten Preis sind oft auch die Anbieter mit der schlechtesten Qualität.
Das Qualitätskriterium wird Ihnen sagen, inwieweit die Anwendung weiterentwickelt und kontinuierlich verbessert wird. Überprüfen Sie auch die Qualität der Versionshinweise, die jedem Update bereitgestellt werden.
- Integration des ERP mit anderen Anwendungen
Ein weiteres Merkmal, das zu beachten ist, ist, die Leichtigkeit mit der das ERP-System mit anderen Anwendungen wie Software von Drittanbietern oder Mainstream-Anwendungen integriert werden kann. Integration mit einer anderen Drittanbieter-Anwendung, wie z. B. einer Anwendung für Buchhaltung, Finanzwesen, Berichtswesen oder mit Transport- und Logistik-Tools, ist ein absolutes Muss für jedes ERP-System.
Bitten Sie Ihren potentiellen ERP-Anbieter, Ihnen eine Liste von Drittanbieter-Anwendungen, die derzeit erfolgreich mit seiner Software integriert werden können, zu geben und finden Sie heraus, wie einfach es wäre, andere Software-Pakete zu integrieren, die derzeit nicht auf dieser Liste aufgeführt ist. Im Frischhandel, dem Sektor, in dem Keelings tätig ist, verlangen viele Kunden spezifische Berichte, sogenannte Versandvorabmitteilungen, auch Advanced Shipping Notifications (ASN) genannt.
Ein anderer wichtiger Faktor ist, wie genau die Integration angegangen wird. Jede ERP-Software, die Sie in Ihre engere Wahl genommen haben, sollte in der Lage sein, nach Bedarf mit einer anderen Anwendung verbunden zu werden, also entweder über eine API-Schnittstelle, im Batch-Modus oder einen eigenen Kommunikationskanal zwischen den beiden Anwendungen. Müssen Sie in diesem Fall einen externen Berater oder Ihren ERP-Anbieter für solche Integrationen bezahlen oder müssen Sie eine Drittanbieter-API kaufen?
- Implementierungsprozess für die ERP-Lösung
Wie wichtig dieses Kriterium bei der Evaluierung ist, hängt davon ab, welche Anforderungen Sie an die Implementierung haben. Im Idealfall sollte Ihr gewählter Anbieter Ihnen die Wahl zwischen einem „Big Bang“ Release auf einen Schlag oder einem mehrphasigen Projekt geben – je nachdem, inwieweit sich Ihr Unternehmen Störungen im Tagesgeschäft erlauben kann, oder eben auch nicht.
Es ist wichtig, einen Anbieter auszuwählen, der an mehreren verschiedenen Implementierungsprojekten gearbeitet hat, damit ausreichend Zeit zum Testen und zur Vorbereitung eingeplant wird, und jeder weiss, welche Maßnahmen erforderlich sind und welche Auswirkungen die Einführung des ERP-Systems auf die verschiedenen Abteilungen haben wird. Sie sollten Ihren Anbieter auch fragen, welche Art von Support er in der Phase unmittelbar nach dem Go-live des Projekts vorort anbietet.
- Technische Ausgereiftheit, Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität der ERP-Lösung
Wenn Sie eine kostenspielige Anwendung wie ein ERP-System kaufen, ist Benutzerfreundlichkeit mehr als nur ein optionales Extra. Wie einfach ist es, die Anwendungen einzurichten, zu konfigurieren und zu warten? Benutzerfreundlichkeit ist für viele verschiedene Arten von Benutzertypen wichtig, wie beispielsweise Benutzer im Admin, am Front Desk, in der Finanzabteilung, im Lager, deren IT-Kenntnisse jeweils sehr unterschiedlich sein können.
In diesem Punkt geht es aber nicht nur um die Schnittstelle, sondern auch darum, wie das Produkt entwickelt wurde: Wurde es in einer standardmäßigen, objektorientierten Programmiersprache (OOP) erstellt? Einige Hersteller entwickeln die Software in einer eigenen spezifischen Sprache und entsprechenden Tools, was bedeutet, dass Sie von diesem Anbieter abhängig sind, wenn Sie beispielsweise einen eigenen Link zu einer dritten Anwendung herstellen oder benutzerdefinierte Berichte o.ä. erstellen wollen – und dass Sie ausserdem für dieses Privileg wahrscheinlich auch noch extra zahlen müssen.
Während der Evaluierung sollten Sie daher schon ein bisschen vorausdenken: Welche Anforderungen werden Sie in Zukunft haben und wie werden sich diese Anforderungen in den kommenden Jahren, also im Laufe der Lebensdauer Ihres neuen ERP-Systems, aller Wahrscheinlichkeit nach ändern?
- ERP-Kosten
Fragen Sie Anbieter, die Sie in die engere Wahl genommen haben, welche Kosten für die Software anfallen. Viele Software-Hersteller bieten unterschiedliche Preismodelle. Oft beinhaltet der Preis nur die grundlegenden Funktionen und weitere Module sind nur gegen gegen Aufpreis erhältlich.
Die Lizenzmodelle der Händler sind oft auch unterschiedlich gestaltet. Bei manchen ist die Lizenz an ein bestimmtes Gerät gebunden, bei anderen an einen benannten Benutzer und andere wiederum bieten eine flexible oder unbegrenzte Lizenz ganz unabhängig vom Gerät. Implementierungskosten werden entweder extra berechnet oder sind bereits im Preis enthalten. Wenn Sie ein ERP-Standard-Paket kaufen, sollten Sie herausfinden, was die Kosten für einen Änderungswunsch sind. Dies kann auch ein interessanter Verhandlungspunkt in der Diskussion mit dem Anbieter sein: Wenn Sie ein bestimmtes Feature sofort wollen, bedeutet das in der Regel einen Aufpreis. Wenn dieses Feature aber bereits für das nächste Upgrade geplant ist, dann können Sie sich diese Zusatzkosten, wenn Sie drei Monate warten können, vielleicht ganz sparen.
ERP Schulungen werden oft auch separat berechnet: Bei einigen Anbietern ist ein gewisses Mass an Training im Produktpreis miteinbegriffen, aber alles, was darüber hinausgeht, kostet dann extra.
- ERP-Internationalisierung
Viele Kunden, mit denen wir arbeiten, sind international tätig. Die Unterstützung der Lokalisierung einer ERP-Anwendung ist daher ein wichtiger Aspekt. Wenn die Anwendung in ihrer Landessprache erhältlich ist, tun sich Endbenutzer wesentlich leichter und arbeiten produktiver. Die Software sollte für die wichtigsten Sprachen, wie Englisch, Spanisch, Französisch und Deutsch, lokalisiert sein.
Eine kleine Warnung: Manche Anwendungen basieren auf Datenbanken, die bei der Lokalisierung zu Schwierigkeiten führen könnte, im Falle, dass Ihr Unternehmen in mehreren Ländern tätig ist. Wenn man zum Beispiel Englisch ins Spanische übersetzt, werden Dezimalstellen nicht durch einen Punkt, sondern durch ein Komma gekennzeichnet und entsprechend übersetzt. Das hat größere Auswirkungen auf die Struktur der Datenbank. Wir bei Keelings Knowledge unterstützen derzeit fünf Sprachen. Fragen Sie Ihren ausgewählten Anbieter, welche Sprachen er unterstützt, und überprüfen Sie, ob dies all die Märkten abdeckt, in denen Ihr Unternehmen international tätig ist.
Was halten Sie von meine 10 Auswahlkriterien für ein ERP-System? Stimmen Sie mir zu? Gibt es noch andere Kriterien, die Sie nutzen, wenn Sie eine größere Softwareinvestition, wie ERP, planen? Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie mir hierzu Feedback schicken. Lassen Sie uns einfach in Kontakt bleiben!
